در مواقعی که خانواده متوفی برای مجلس ترحیم کلیه اقلام پذیرایی شامل میوه , حلوا , خرما , شیرینی , چای و قند را تدارک دیده اند اما به جهت نداشتن وقت و روحیه مناسب قادر به پذیرایی از میهمانان و آماده کردن مسجد برای مراسم ترحیم نیستند از تشریفات درخواست پرسنل پذیرایی یا همان مهماندار مراسم را می نمایند. مهمانداران اعزامی از سوی مدیریت تشریفات یادبود به مساجد مشهد و حسینیه هاوارامستان ها برای مجالس ختم و ترحیم , همیشه یک ساعت مانده به آغاز مراسم در مسجد یامحل برگزاری مجلس حضور یافته و در آماده سازی مکان برگزاری مراسم , به خانواده متوفی یاری می رسانند. این پرسنل یا مهماندار جهت مجالس با چیدمان تاج گل های بزرگ در ورودی های مسجد , نصب بنر , قراردادن تراکت در پوشه های مخصوص , قراردادن میوه ها در پیش دستی هایی که روی میزهای دورتادورمسجد وجود دارد و آماده کردن میز شمع , زمینه را برای برگزاری مراسم با شکوه مهیا می سازند و در طول مراسم نیز با چای , حلوا , خرما و شیرینی به پذیرایی از میهمانان می پردازند.
